書類作成時に入力ミスを防止するためにやっていること

書類(特にクライアント向けの資料)を作成するときに、誤字・脱字や変換等のミスをしないように気をつけていても、作成している時には気付かず、提出直前または提出時に「ああっ!」と発見してしまうミスがたまにあります(苦笑)

それを防止するためにやっていることが一つあります。

それは、「寝かせる」ことです。

一旦ドラフトをガーッと作成したらすぐにチェックしたり最終化せず、一日(余裕があれば更にもう一日)寝かせる。そして翌日(またはそれ以降)にチェックをする、というものです。

仕事術等の本にも時々書かれていますけど、けっこう良いと感じています。

大きな組織なら作成する人、チェックする人がそれぞれ別にいて、役割分担ができているので特に工夫しなくてもミスを予防しやすいでしょう。しかし、少人数組織では、自分で作成&チェックの両方をしないといけないことがあります。一人で仕事をしている場合には、必然的に自分で両方をやることになります。

作成した書類のセルフチェックは一般的に行われているでしょうけど、作成とチェックのタイミングをズラした方がミスを発見しやすいなと感じています。

なぜタイミングをズラす方が良いのか考えてみると、作成時には「作成者」としてのモードでひたすら突き進んでいて、出来上がってすぐにチェックしてもまだモードが「作成者」から抜けきっていないからなのかなぁと思っています。

チェックする時は、内容や数字の整合性等も含めて「レビューアー(Reviewer)」モードになって見るようにしないと、細かい、けれども犯したくないミスや改善すべきポイントに気がつきにくいです。

これもある意味、「自分目線」と「他人目線」との切り替えでしょうか。全てをガーッとやらずに、一旦時間をおいてスイッチを切り替えた方がミス防止につながっているように感じています。

資料を作って、その場ではチェックしたつもりでも、提出する寸前やクライアントに説明している途中で「うわぁ~っっ!!」っていうミスに気づいてしまいがちな人は、「寝かす」を試してみても良いかと思います。

以前の自分がまさにそうだったけれど(苦笑)、ミスの確率が1/3以下に減ったように実感しているので。

ちなみに、このブログは瞬間的にサ~~~ッと書いているので、「寝かす」ことはしていません。誤字に気づいたら都度訂正していますけど、残っているかもしれません(苦笑)

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ダイ

ダイ

1975年1月生まれ。スポーツを見るのもやるのも大好きな41歳。サッカーではGKからFWまで全ポジションに対応(もちろんアマチュアレベルで(笑))。ボクシングではディフェンス重視のアウトボクサー。フルマラソンはサブ4。東京マラソン10年連続ハズレ中…BlackBerryとOAKLEYサングラスを愛用。 公認会計士 税理士

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